Técnica de Seudolenguaje usado en desarrollo de software y sus ventajas en la redacción de Procedimientos y afines

Definición Estilo de redacción para expresar instrucciones que combina el lenguaje natural con órdenes de control estructuradas.

Ventajas En general permite textos más concisos y claros. En el ejemplo que mostramos al final, se muestra como la cantidad de palabras se redujo en más del 36%. Hemos visto casos con niveles de reducción mayores aún pues al buscar redactar en seudolenguaje se ponen en evidencia los textos irrelevantes.

Las ventajas específicas son:

- Mayor facilidad para leer y entender los procedimientos.

- Mayor productividad de quien elabora la documentación del procedimiento.

- Reduce la necesidad de documentistas con buen estilo de redacción.

- Reduce los costos de actualización de la documentación.

- Reduce los costos de impresión y en consecuencia de energía.

Estándar Lo que sigue es el estándar que empleamos en M+S. Incluye prescripciones de fondo, propias de un seudolenguaje, con otras relativas al estilo o forma. Esta combinación propicia que personas distintas puedan llegar a un texto similar si tomaran el mismo encargo de redactar un procedimiento dado. Con ello se depende menos de preferencias y estilos personales.

- Desdoblar las Actividades de modo que tengan un claro y en único responsable (persona ó unidad organizativa).

- Numerar las Actividades de manera consecutiva: 1.0, 2.0, 3.0 etc.

- Empezar la frase de las Actividades con verbos en infinitivo (“ar”, “er”, ir”).

- Subrayar las palabras “En caso de:“, “En caso contrario:”; cuando se emplean para expresar excepciones y bifurcaciones. No emplear otros términos para estas situaciones.

- Usar Arial 10 para el texto normal.

- Poner en negrita los códigos y nombres de los documentos citados (procedimientos, formatos, instructivos).

- Poner en negrita el plazo máximo para aquellas Actividades que necesitan dicha definición.

- Justificar los textos hacia la izquierda.

Ejemplo

Este es un caso real donde se podrá notar que el estilo libre de redacción propicia redundancias y dificultad para identificar el flujo de trabajo, entre otras desventajas. Notar que no se requiere conocer lo que se está tratando para convertir un texto a seudolenguaje pues basta el análisis de la lógica del texto. Esto permite que puedan apoyar en la redacción personas no especializadas.

Antes:

Después:

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Juego Limpio

El siguiente video nos muestra un ejemplo de honestidad, el cual puede y deberia aplicarse en las organizaciones....

Aplicando la creatividad al definir un Indicador

El presente video nos muestra como los Indicadores son variables, que miden el grado de cumplimiento de ciertos objetivos...

¿Se debe bajar la Meta de un Indicador cuando esta no se logra por varios periodos?

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Transcripción del Podcast

Los Indicadores Metas son útiles sólo si nos dan "señales" y "alertas" para guiar nuestras acciones, es decir nos apoyamos en ellos para lograr ciertos objetivos vitales como por ejemplo: aumentar el nivel de ventas, disminuir el tiempo de atención a los clientes, expandir nuestro mercado, etc.

En base a nuestra experiencia podemos asegurar que la solución inmediata de abandonar o en su defecto dar de baja un indicador, no debe responder a que si este Indicador incluye una Meta que no se pudo lograr, o no es tan fácil de alcanzar pues como en muchas situaciones, el modo de enfrentar este caso es evaluando el "Beneficio/Costo", por lo menos de manera intuitiva.

Para tal caso podemos sugerir los siguientes puntos que pueden ayudar a dicho análisis:

1. Confirmar si es que el Indicador es realmente necesario considerando su grado de aporte para guiarnos hacia el logro de alguna meta vital, pues de no ser así habría sido un error haberlo establecido. Este es el "Beneficio".

2. Si existen razones, aunque no sean contundentes, para mantener el Indicador, se debe evaluar el "Costo" de lograr la Meta.

Para ello se puede optar por:

a) Hacer un análisis de Causas: Los "Por Qué" no se han venido logrando.

b) Hacer una Lluvia de Ideas para intentar medios diferentes a los que se han venido aplicando para cambiar de enfoque de modo que sí se pueda alcanzar la Meta.

En tal sentido debemos considerar que aun si con alguno de estos dos enfoques se encuentran ideas que facilitarían el lograr la Meta, hasta el punto que el Costo de lograrla sea menor que su Beneficio entonces se debe mantener dicho Indicador, si no hay otros medios razonables se abandona el Indicador.

3. Es también posible, que antes de abandonar el Indicador, volvamos al punto 1 y reduzcamos la Meta o redefinamos el Indicador para hacerlo más fácil de lograr sin perder mucho del beneficio.

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